Opleverdossier onder de Wkb: wat je als installateur aanlevert en hoe je het bijhoudt

Sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) op 1 januari 2024 in werking trad, moet de aannemer bij oplevering een dossier aan de opdrachtgever geven. Voor installatiebedrijven betekent dat meestal niet dat ze een compleet dossier moeten maken, maar wel dat hun deel ervan compleet moet zijn: tekeningen, typen, meetwaarden, handleidingen en foto's van werk dat daarna achter een plafond verdwijnt.

In de praktijk wordt dat dossier aan het eind van het project bij elkaar gezocht, uit mailboxen, mappen en de WhatsApp-groep van de monteurs. Dit artikel gaat over wat er in moet, wat daarvan bij de installateur ligt, en hoe je het tijdens het project laat groeien.

Dit is geen juridisch advies. Welke regels precies voor jouw opdracht gelden, hangt af van het contract en het soort werk; laat dat toetsen.

In het kort

• De aannemer geeft het dossier bij de gereedmelding aan de opdrachtgever (artikel 7:757a BW).
• Het artikel is regelend recht: partijen mogen er in het contract van afwijken.
• Werk je in onderaanneming, dan vraagt de hoofdaannemer jouw deel. Werk je rechtstreeks voor de klant, dan ben jij de aannemer.
• Het dossier is ook je bewijs: de aannemer is sinds de Wkb aansprakelijk voor gebreken die bij oplevering niet ontdekt zijn, tenzij die hem niet zijn toe te rekenen.
• Leg vast tijdens het werk, niet achteraf. Dat is het verschil tussen een uur en een week.

Wat de wet vraagt

Artikel 7:757a van het Burgerlijk Wetboek verplicht de aannemer om bij de gereedmelding een dossier te geven met de gegevens en bescheiden die inzicht geven in de prestaties van het opgeleverde werk. Het Informatiepunt Leefomgeving noemt wat er minimaal in hoort:

• tekeningen en berekeningen van het bouwwerk en de bijbehorende installaties;
• de gebruiksfuncties;
• een beschrijving van de toegepaste materialen en installaties;
• informatie die nodig is voor gebruik en onderhoud.

Drie dingen om te weten:

Het geldt voor contracten vanaf 1 januari 2024. Voor overeenkomsten die daarvoor zijn gesloten, gold de plicht niet.

Het geldt voor particuliere en zakelijke opdrachtgevers. De naam "consumentendossier" is verwarrend: ook een zakelijke opdrachtgever heeft er recht op.

Het is regelend recht. Opdrachtgever en aannemer mogen afspreken dat het dossier anders wordt ingevuld of achterwege blijft. Staat er niets in het contract, dan geldt de wettelijke plicht. Een praktische invulling vind je in NPR 8092, de praktijkrichtlijn voor het consumentendossier.

Consumentendossier en dossier bevoegd gezag

De twee worden vaak door elkaar gehaald.

	Consumentendossier (opleverdossier)	Dossier bevoegd gezag
Voor wie	De opdrachtgever	De gemeente
Doel	Gebruik, onderhoud en inzicht in wat is opgeleverd	Aantonen dat het bouwwerk aan de bouwtechnische regels voldoet
Wanneer	Bij de gereedmelding aan de opdrachtgever	Bij de gereedmelding aan de gemeente, met de verklaring van de kwaliteitsborger
Wanneer van toepassing	Aanneming van bouwwerken, tenzij anders afgesproken	Bouwwerken onder de kwaliteitsborging, zoals nieuwbouw in gevolgklasse 1

Verbouw in gevolgklasse 1 valt nog niet onder de kwaliteitsborging. De invoering daarvan is uitgesteld zonder nieuwe datum, zie Bouwend Nederland. Een deel van de gegevens is voor beide dossiers bruikbaar; wie het consumentendossier goed bijhoudt, heeft een groot deel van de input voor het dossier bevoegd gezag al.

Waarom het dossier ook jouw bewijs is

Met de Wkb is ook de aansprakelijkheid na oplevering veranderd. De aannemer is aansprakelijk voor gebreken die bij de oplevering niet zijn ontdekt, tenzij die hem niet zijn toe te rekenen (artikel 7:758 lid 4 BW). Bij een particuliere opdrachtgever kan daar niet van worden afgeweken; bij een zakelijke opdrachtgever alleen met een uitdrukkelijke afspraak, zie de toelichting van Van Doorne.

Voor een installateur betekent dat: foto's van leidingwerk voordat het plafond dichtgaat, meetwaarden bij het inregelen en de typen die echt zijn geplaatst, zijn niet alleen dossiermateriaal. Het is wat je laat zien als er over twee jaar een lekkage of een storing is.

Wat een installateur aanlevert

Wat er precies in jouw deel moet, verschilt per opdracht en per soort installatie. Een werkbare basis:

Onderdeel	Voorbeelden
Revisietekeningen en schema's	Leidingtracés, groepenverklaring, principeschema's zoals uitgevoerd
Toegepaste installaties en materialen	Merk, type en serienummer per toestel, gebruikte leidingsystemen
Meet- en inregelgegevens	Inregelrapport ventilatie, drukproeven, meetwaarden bij oplevering
Keurings- en opleverdocumenten	Wat voor de installatie van toepassing is, zoals een inspectierapport van de elektrische installatie
Gebruik en onderhoud	Handleidingen, onderhoudsvoorschriften en -intervallen, garantievoorwaarden
Foto's van verborgen werk	Leidingwerk, doorvoeringen en aansluitingen voordat ze worden weggewerkt

Werk je in onderaanneming, vraag dan aan het begin van het project in welke vorm de hoofdaannemer jouw deel wil ontvangen. Dat scheelt aan het eind een ronde omzetten en opnieuw aanleveren.

Waar het misgaat

Het dossier begint bij de oplevering. Dan moet alles terug worden gezocht. Foto's staan op de telefoons van vier monteurs, zonder datum of ruimte erbij.

De typen op papier zijn niet de typen in het werk. Er is tijdens het project een ander toestel geleverd, omdat het oorspronkelijke niet leverbaar was. In het dossier staat het type uit de offerte.

Serienummers en meetwaarden ontbreken. Die zijn alleen op de dag zelf goed vast te leggen. Achteraf moet er iemand terug naar de locatie.

Iedereen levert in een ander formaat aan. Pdf, foto van een pdf, Excel, e-mail met bijlage. De projectleider zet het om.

Het dossier laten groeien tijdens het project

De oplossing is organisatorisch eerst: leg vast op het moment dat het werk gebeurt, op één plek, gekoppeld aan project en ruimte. De digitale werkbon is daar de logische drager voor. Daarbovenop is AI op vier plekken bruikbaar:

1. Foto's sorteren en labelen. Foto's van de monteur worden per project, ruimte en installatiedeel gerubriceerd. Een foto van leidingwerk in de meterkast komt bij de meterkast, niet in een map "diversen".

2. Typeplaatjes en documenten uitlezen. Merk, type en serienummer van een foto van het typeplaatje, direct naast het type dat in de offerte stond. Wijkt het af, dan krijgt de projectleider een signaal.

3. Controleren op volledigheid. Per soort installatie is er een lijst van wat in het dossier hoort. Het systeem vergelijkt wat er is met wat er moet zijn, en laat tijdens het project zien wat nog ontbreekt: nog geen inregelrapport, geen foto van de doorvoering in de brandwerende wand.

4. Het dossier samenstellen. Bij de oplevering wordt het dossier samengesteld uit wat al is vastgelegd, in het formaat dat de hoofdaannemer of opdrachtgever vraagt.

Wat AI hier niet doet: beoordelen of je installatie voldoet aan de regels, of gegevens invullen die niet zijn vastgelegd. Een ontbrekende meetwaarde blijft een ontbrekende meetwaarde. De projectleider controleert en ondertekent.

Wat je meet

• Uren per project aan het samenstellen van het opleverdossier, nu en na de verandering.
• Aantal keer dat een monteur terug moet voor gegevens die bij de oplevering ontbreken.
• Aantal rondes aanleveren bij de hoofdaannemer voordat het dossier wordt geaccepteerd.
• Dagen tussen gereedmelding en compleet dossier.

Conclusie

Het opleverdossier is een wettelijke plicht, maar voor een installatiebedrijf vooral een vastlegprobleem. Wie vastlegt terwijl het werk gebeurt, stelt het dossier samen in een uur. Wie begint bij de oplevering, zoekt een week en mist daarna nog gegevens die alleen op locatie te halen zijn.

Loopt het samenstellen van dossiers bij jou structureel uit, of is het een van meerdere plekken waar je binnendienst vastloopt? In de AI Opportunity Audit zie je in vijf werkdagen welke processen het meeste opleveren. Meer voor installatiebedrijven: AI voor installatiebedrijven.